Fonctionnement
Le transfert de client entre compagnie sert autant pour envoyer des dossiers en archive que si nous gérons plusieurs compagnies et que nous voulons changer le client de compagnie.
L’accès au transfert de client entre compagnie est limité. Si le bouton Transfert compagnie qui est à droite encerclé en rouge n’est pas actif, contacter l’équipe de Magik-Net pour vérifier et demander cet accès.
Lorsque vous cliquez sur le bouton Transfert compagnie, l’écran de transfert de clients d’une compagnie vers une autre affiche va afficher.
Instructions avant transfert
1. Les transferts doivent toujours être faits tôt le matin. Cette condition est très importante car s'il devait se produire une erreur, nous devrions utiliser la sauvegarde de sécurité qui s'est faite pendant la nuit. Donc, si un transfert est fait durant la journée et que l'on est dans l'obligation d'utiliser la sauvegarde de sécurité, tout le travail fait durant cette journée sera perdu.
2. On doit toujours s'assurer qu'il n'y a pas d'autres usagers qui utilisent le système en même temps que vous faites le transfert afin de prévenir les risques d'erreurs.
Étapes à suivre
Base de données source, est la compagnie dans laquelle le client est présentement.
Base de données destination, est la compagnie dans laquelle on veut envoyer le client.
Lorsque nous allons sélectionner une base de données source, la liste des clients qui sont dans cette compagnie affiche. Voir écran suivant :
Dans cet écran, initialement, vous êtes en mode modification (Modify) et vous pouvez aller cocher dans la colonne Sélectionné, les clients qui doivent changer de compagnie.
Par contre, si vous avez plusieurs clients et que vous devez chercher votre client soit avec le code client ou le nom du client, ne pas oublier de vous mettre en mode visualisation (Query). Par la suite vous pouvez faire la recherche de la manière habituelle avec Magic. Une fois le client trouvé, vous mettre en mode modification et cocher la case dans la colonne Sélectionné.
Si vous avez plusieurs clients qui doivent être transférés de la compagnie X à la compagnie B, sélectionnez tous les clients.
À noter que vous avez une colonne Dernière modif GDC qui vous indique la dernière date de modification de ce client. De même que État pour savoir si un client est actif ou inactif.
Ensuite, allez sélectionner une compagnie destination.
Voir écran suivant :
Effectuer le transfert
Cliquer sur le bouton Transférer afin de commencer le processus.
Un message de confirmation affiche et vous devez indiquer si oui ou non vous voulez effectuer le transfert entre les 2 compagnies.
Cliquer sur Oui. Le processus débute, vous allez voir différents messages de traitement afficher, mais aucune intervention de votre part n’est nécessaire.
Une confirmation affiche lorsque le tout est terminé :
Vous pouvez effectuer d’autres transferts de Compagnie à une autre ou bien cliquer sur le bouton Annuler afin de fermer l’écran.
Après le transfert
Vous devez vérifier que le transfert s'est complété correctement.
- Dans GDC, les versions du dossier client.
- Dans GDC, aller à la version 1 et valider que les régimes, les employés, les taux, tout a bien suivi.
- Dans GDC, à la version récente, assurez-vous que tout a bien suivi.
- Dans IGC, valider les régimes et les employés.
- Faire une facture de validation
- Faire une recherche avec le CTRL-F9
S’il y a un problème dans les validations précédentes, il faut absolument ne rien changer et personne ne doit travailler dans le système. Aviser le service à la clientèle de Magik-Net le plus rapidement possible.