Où trouver les modèles d’importation et leur utilité?
Les modèles d’importations sont dans les boutons au bas du dossier Compagnie du Menu principal.
Le modèle d’importation des employés permet à l’usager de GDC d’importer une liste Excel des employés du client ou de l’assureur dans les étapes de la vente, c’est-à-dire en soumission, renouvellement et mise en vigueur.
Spécifications d’un modèle
Le premier modèle est le modèle de base. Afin de bien monter le modèle, il faut comprendre certaines informations qui feront que l’Excel s’importera bien. Dans un premier temps les colonnes du fichier Excel et du modèle d’importation doivent être dans le même ordre, par exemple, dans le modèle d’importation, la colonne 1 fait référence au numéro de l’employé avec un alpha de 2 donc dans le fichier Excel la colonne 1 doit être un numéro avec au plus 2 chiffres ou lettre et ainsi de suite pour les autres données du fichier Excel versus le modèle d’importation. De plus, la disposition des correspondances des champs peut différer d’un modèle à un autre ainsi que dans les paramètres pour les personnes à charge et les bénéficiaires qui seront vus un peu plus loin.
Pour le type et le format, il y a plusieurs types qui peuvent être utilisés, voir ci-dessous une courte explication de ces types. Par la suite le format, qui sert à indiquer le nombre de caractères maximal qui doit être importé et/ou la façon qu’il doit être inscrit sur l’Excel.
- Alpha : C’est l’utilisation de caractère alphanumérique (lettre et chiffre)
- Numérique : C’est l’utilisation de chiffre seulement.
- Pour le salaire, nous vous recommandons ce format : ######.##
- Date : C’est de mettre une date dans la case Excel,
- Nous recommandons de le mettre sous ce format : YYYY/MM/DD
Dans l’encadré Autres options, voici une description de leur utilité :
Liste de choix et Remplacer la liste par : Ceci permet de mettre dans l’Excel une liste de choix afin de garder la même terminologie. Par la suite, en identifiant ces choix dans l’encadré, il est possible de les associer avec le deuxième encadré. Par exemple, si vous marquez dans votre liste de choix Excel une protection renonciation (R). Quand vous allez l’associer, vous allez marquer (E), car dans le système, il n’y a pas de protection renonciation.
État civil
Célibataire : Cé
Veuf(ve) : Ve
Marié(e) : Ma
Divorcé(e) : Di
Séparé(e) : Sé
Conjoint(e) de fait : Co
Indéterminé : In
La valeur par défaut : Permet d’ajouter une valeur au moment de l’importation si dans le fichier Excel aucune valeur n'a été inscrite.
Obligatoire : Ceci permet d’obliger l’usager de mettre une valeur dans son fichier Excel, sinon la ligne ne s’importera pas et elle sortira dans le rapport d’erreur.
Ligne en erreur si non valide : Si l’information mise dans l’Excel n’est pas correcte, selon le type et format ou la liste de choix, la ligne ne s’importera pas et la ligne sortira dans le rapport d’erreur.
Voici ci-dessous un exemple pour les autres options possibles et de la façon que ceci doit être inséré dans les cases.
Voici un exemple du fichier Excel qui irait avec ce modèle.
